Business Process Reengineering (BPR)
(Quelle: Mazirama - depositphotos.com)
1. Executive Summary
Business Process Reengineering ist eine Methode, um Geschäftsprozesse von Grund auf neu zu gestalten und somit die betrieblichen Kosten zu senken. In diesem Beitrag werden zunächst die Vor- und Nachteile des BPR erläutert, anschließend wird auf die vier Phasen der Methode eingegangen. Den Abschluss bildet ein Beispiel aus der Praxis.
2. Definition
Bei der Umstrukturierung von Geschäftsprozessen wird grundsätzlich zwischen sanften und radikalen Methoden unterschieden. Das BPR gilt als bekannteste radikale Methode der Umstrukturierung, da der Ansatz lediglich das Kerngeschäft im Unternehmen belässt. Alle anderen Unternehmensprozesse und Bereiche werden auf den Prüfstand gestellt, optimiert und im Extremfall sogar aufgegeben oder ausgelagert. Es gliedert sich in den Werkzeugkasten der Prozessoptimierung ein. Daher ist das Business Process Reengineering (BPR) die erste Wahl, wenn es darum geht, Geschäftsprozesse fundamental neu zu gestalten.
3. Ziele und Nutzen
- Senkung der betrieblichen Kosten
- Der Wettbewerbsdruck wird eingeschränkt. Dies wirkt sich positiv auf die Motivation der Belegschaft aus.
- Im BPR wird verstärkt auf die Kundenanforderungen eingegangen, was einen positiven Effekt auf die Kundenzufriedenheit haben kann.
- Produkte und Dienstleistungen werden qualitativ verbessert. Dadurch wird die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens gesteigert.
4. Anwendung
Mitunter zwingt eine Notlage Unternehmen zu umfangreichen Veränderungen, etwa um eine drohende Insolvenz abzuwenden. Um ein gesundes Unternehmen und Ihre Prozesse zu optimieren, verwendet man sanftere Methoden (z.B. Lean Production, Lean Management, Total Quality Management oder die Six Sigma Methode). Droht das Unternehmen jedoch in eine Schieflage zu geraten, dann gilt Business Process Reengineering als das angemessene Konzept.
5. Vorteile und Grenzen
5.1 Vorteile
- Kundenorientierung im Mittelpunkt
- Verwendung von neuen Informations- und Kommunikationstechniken
- Betrachtung der Prozesse als Gesamtheit
- Senkung von Durchlaufzeiten und Kosten bei gleichzeitiger Steigerung der Qualität
- Verringerung von Schnittstellenproblemen, da sich die Organisation von einer funktionalen in eine prozessorientierte Struktur wandelt
- Ganzheitliche Betrachtung des Unternehmens inklusive der Einstellung der Mitarbeiter.
5.2 Grenzen
- Gut funktionierende Strukturen müssen eventuell aufgebrochen werden
- BPR führt häufig zu großem Personalabbau
- Es kann zu Widerständen bei den Mitarbeitern kommen
- Die Prozessphasen des BPR dauern lange – Erfolge sind daher meistens erst spät zu erkennen
- Die Prozessorientierung ist nicht für jedes Unternehmen sinnvoll
6. Aufbau und Ablauf
Das Business Process Reengineering läuft im Wesentlichen in vier aufeinanderfolgenden Phasen ab. Nach dieser Definition von Michael Hammer und James Champy steht der Kunde im Mittelpunkt. Anzustreben ist eine Optimierung von mehr als 30% der Zielgrößen Qualität, Zeit, Kosten und Service.
Abbildung 1. Die 4 Phasen des Business Process Reengineering
1. Renewing (Erneuerungsprozess)
Zunächst müssen die Prozesse so aufgenommen werden, wie sie vor dem BPR organisiert und abgelaufen sind. Nach einer genauen Analyse der Ablauforganisation werden die Kerngeschäftsprozesse neu festgelegt.
Außerdem muss in diesem Stadium des Umdenkungsprozesses ermittelt werden, wie weit die Bereitschaft der Mitarbeiter für die Änderung reicht. Anschließend werden die Mitarbeiter mit einer Schulung auf den Umstrukturierungsprozess vorbereitet.
2. Revitalizing (Revitalisierung)
Das Unternehmen nutzt die quantitativen und qualitativen Daten, um die Geschäftsprozesse zu bewerten. Im Rahmen des Benchmarkings vergleicht das Unternehmen die externen und die internen Kennzahlen, die für die Analyse des BPR relevant sind. Die Ergebnisse werden für die Neugestaltung genutzt.
3. Reframing (Einstellungsänderungen)
Die Entwicklung neuer Geschäftsprozesse wird generiert, indem die bestehenden Prozesse und Teilprozesse in ein Prozessmodell eingefügt werden. Anschließend wird der Ablauf des Prozessmodells simuliert. Die bis dahin herrschende Denkweisewird abgelegt. Gleichzeitig werden neue Zuständigkeiten festgelegt.
4. Restructuring (Restrukturierung)
Die Restrukturierungsphase beginnt mit der Erstellung des Umsetzungsplans. Anschließend werden die veränderten Maßnahmen in den realen Arbeitsablauf eingesetzt. Zudem wird kontrolliert, inwieweit eine Wiederholung des Business Process Reengineering erforderlich ist.
7. Beispiel
Das folgende Beispiel zeigt einen Ablauf von einem Flughafen, vor und nach BPR.
Abbildung 2. Beispiel Flughafen Quelle: slideplayer.org
8. Quellen
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